Bereikbaarheid is van essentieel belang voor elke organisatie. Als ondernemer wil je altijd beschikbaar zijn voor jouw klanten, maar dat is helaas niet altijd mogelijk. Daarom is het belangrijk om een professionele boodschap op jouw telefoon in te spreken. In deze blog geven we je tips over hoe je dit kunt doen.
Welkomstbericht maken
Maak je welkomsttekst persoonlijk, dat wordt gewaardeerd en bevestigt dat jouw beller het juiste nummer heeft gekozen.
Openingstijden
Niet iedereen is op de hoogte van jouw openingstijden. Neem deze daarom op in jouw ingesproken teksten, wanneer jij niet bereikbaar bent. Door een bericht zo duidelijk en kort mogelijk in te spreken weet jouw beller precies waar hij of zij aan toe is. Je kunt zelf bepalen of je iemand die belt de mogelijkheid wilt geven om iets in te spreken. Zo ja, zorg er dan voor dat je de berichten regelmatig afluistert.
Gesloten tijdens vakantie
Maak een bandje met een mededeling waarin je vertelt tot wanneer je op vakantie bent. Hiermee voorkom je dat je tijdens je vakantie gestoord wordt. Geef aan waar mensen terecht kunnen voor dingen die niet kunnen wachten tot na jouw vakantie. Je kunt ze ook de mogelijkheid geven hun vraag in te spreken, je kunt dan terugbellen op een moment dat het jou uitkomt.
Drukte
Er kunnen tijdens jouw openingstijden momenten zijn dat je toch de telefoon niet meteen kunt opnemen. Niet iedereen vindt het fijn om naar wachtmuziek te luisteren. Daarom is het een goed idee om dit af te wisselen met een gesproken tekst.
Andere reden voor afwezigheid
Maak een bandje dat je kunt gebruiken bij onverwachte afwezigheid. Bijvoorbeeld een begrafenis, een bezoek aan de spoedeisende hulp of een zieke medewerker. Biedt de optie aan om iets in te spreken zodat je, indien nodig, kunt terugbellen.
De toon van je bericht
Bepaal of je de berichten in de u of jij vorm wilt inspreken. Wees consequent als je die keuze hebt gemaakt.
Achtergrondgeluiden
Let erop dat op de opname geen blaffende hond, lawaai van buiten, spelende of huilende kinderen of een bellende collega staan.
Apparatuur
Zorg voor duidelijke, professionele opnames zonder geruis of gekraak. Als je hiervoor nog niet over de juiste apparatuur beschikt adviseren wij je graag over de beste keuzes.
